Biblioteca Justino Fernández

Capítulo II. Estructura y Funciones

SECCIÓN I. ESTRUCTURA, FUNCIONES Y OBJETIVOS DE LAS ÁREAS DE ARCHIVOS

Artículo 7°

Las áreas de archivos se encuentran bajo la responsabilidad de los coordinadores y técnicos académicos, quienes deberán contar con experiencia en bibliotecología, archivística, informática, ciencias de la información, historia, historia del arte, fotografía, restauración y otros que determine la Secretaría Técnica.

Artículo 8°

El Comité nombrará a un integrante del personal académico como curador del acervo artístico, quien supervisará el inventario y realizará recomendaciones de manejo.

Artículo 9°

Los archivos se dividirán en colecciones que serán propuestas por su Coordinador y por el personal del propio archivo. Se podrá solicitar la opinión del personal académico del Instituto para tal efecto.

Artículo 10°

Las áreas de archivos tendrán los objetivos siguientes:

1. Disponer de la documentación organizada, de tal forma que la información sea recuperable para su uso;
2. La conservación de los documentos que tengan valor histórico y artístico, y
3. La difusión de la información histórica y artística de relevancia.

Artículo 11°

Las áreas de archivos tendrán las funciones siguientes:

1. Rescatar, conservar, catalogar, proteger y difundir la documentación y colecciones;
2. Brindar apoyo a las labores de investigación, docencia y difusión de los archivos del Instituto;
3. Brindar apoyo a la docencia en los programas de licenciatura y posgrado relacionados con la historia del arte;
4. Elaborar los instrumentos de control, descripción y consulta de los documentos incluidos en sus acervos;
5. Apoyar la difusión de los conocimientos especializados sobre la historia del arte;
6. Brindar servicio a los usuarios internos y externos en términos del presente Reglamento; especificando los servicios que se otorgarán, por separado, a los académicos y alumnos del Posgrado en Historia del Arte.
7. Actualizar sus lineamientos internos, notificando al Comité;
8. Adquirir materiales documentales relacionados con la historia del arte, y materias afines, previa consulta y petición al Comité;
9. Realizar investigaciones en archivos externos sobre historia del arte y materias afines, y
10. Las demás establecidas en el presente Reglamento.

SECCIÓN II. DEL ARCHIVO HISTÓRICO Y DE INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL

Artículo 12°

El Archivo Histórico y de Investigación Documental, tendrá las funciones siguientes: I. Administrar, organizar, describir, conservar y divulgar el acervo documental institucional; II. Integrar documentos o colecciones documentales facticias de relevancia para la memoria nacional; III. Apoyar a la investigación a través del trabajo especializado en archivos y hemerotecas; IV. Elaborar catálogos y publicaciones con material de acervos documentales y hemerográfico, y V. Las demás establecidas en el presente Reglamento. SECCIÓN III. DEL ARCHIVO FOTOGRÁFICO “MANUEL TOUSSAINT”

Artículo 13°

El Archivo Fotográfico “Manuel Toussaint” contiene un acervo dedicado a la catalogación, incremento, conservación y difusión de materiales fotográficos, analógicos y digitales; así como de material multimedia, principalmente relativas al arte mexicano en todas sus épocas, y sus funciones son las siguientes:

1. Rescatar, catalogar, conservar, proteger y difundir los materiales fotográficos del archivo;
2. Incrementar las colecciones y acervos del archivo a través de adquisiciones relacionados con la historia del arte y demás disciplinas afines;
3. Generar fotografías para el apoyo a la investigación, docencia y publicación;
4. Preservar las fotografías y colecciones bajo su custodia;
5. Exhibir, divulgar y registrar los archivos bajo su custodia, en los términos de este ordenamiento, y
6. Las demás establecidas en el presente Reglamento.

SECCIÓN IV. DE LAS BIBLIOTECAS

Artículo 14°

La Biblioteca “Justino Fernández" contiene un acervo dedicado a la organización, conservación, consulta y difusión de libros impresos y electrónicos, revistas, folletos y material multimedia, y sus funciones son las siguientes:

1. Adquirir los materiales documentales requeridos para los programas de investigación y docencia, mediante compra, canje, suscripción y donación;
2. Organización y catalogación de las colecciones especializadas del Instituto;
3. Proporcionar servicios de información y consulta a través de todas las herramientas disponibles, para apoyar las labores de investigación, docencia, estudio y difusión, y
4. Las demás establecidas en el presente Reglamento.

Artículo 15°

La Biblioteca “Beatriz de la Fuente” contiene un acervo dedicado a la consulta de libros en la sede del Instituto ubicada en el Estado de Oaxaca y tiene como función principal brindar servicios de consulta a usuarios interno y externos e instituciones, de acuerdo con las normas bibliotecarias vigentes.

SECCIÓN V. ESTRUCTURA Y FUNCIONES DEL COMITÉ DE ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS

Artículo 16°

El Comité estará integrado de la manera siguiente:

1. El titular del Instituto, quien lo presidirá con voz y voto;
2. El titular de la Secretaría Técnica del Instituto, quien fungirá como secretario de actas, con derecho a voz pero sin voto, excepto cuando supla al Director en su ausencia;
3. Tres investigadores del Instituto, quienes tendrán voz y voto, designados por el Colegio de Investigadores;
4. Tres técnicos académicos que pertenezcan respectivamente al Archivo Histórico y de Investigación Documental; al Archivo Fotográfico “Manuel Toussaint”, y a la Biblioteca “Justino Fernández”, con voz y voto, quienes serán elegidos en el Colegio de Técnicos Académicos;
5. Los coordinadores de cada uno de las áreas mencionadas en el presente Reglamento;
6. Un asesor jurídico, que asistirá con voz pero sin voto, y
7. Un conservador interno, que contará con voz y sin voto.
8. Los tres investigadores y los tres técnicos académicos, durarán en el encargo dos años.

Artículo 17°

El Comité deberá reunirse una vez al mes, para lo cual las convocatorias a las sesiones deberán hacerse con un mínimo de dos días de anticipación, a través de la Secretaría Técnica, y tendrá quorum cuando asista la mitad más uno de sus integrantes y procurará adoptar sus decisiones por consenso.

Para el caso de que el Comité no logre el consenso, turnará el asunto respectivo al Consejo Interno, quien resolverá en definitiva. En caso de urgencia, la Dirección enviará el asunto por correo electrónico y de no existir respuesta del Consejo Interno dentro del plazo de 48 horas posteriores a que reciba la solicitud, se entenderá la respuesta en sentido afirmativo.

Artículo 18°

El Comité tendrá las funciones siguientes:

1. Aprobar la incorporación de nuevos acervos al Instituto, a propuesta de la Dirección; del Consejo Interno; del Colegio de Investigadores; del Colegio de Técnicos Académicos y de los alumnos de posgrado;
2. Aprobar al personal que será identificado como usuario interno;
3. Conocer, aprobar y publicar en el portal de internet los lineamientos particulares que elabore cada uno de los archivos, a propuesta de su Coordinador;
4. Conocer el proyecto anual de trabajo de cada Coordinación;
5. Conocer el informe anual de cada Coordinador sobre el estado general, el catálogo y el inventario de los archivos y bibliotecas;
6. Conocer y aprobar las adquisiciones de los acervos del Instituto, así como las propuestas para su adquisición;
7. Conocer las medidas disciplinarias y sanciones que impongan los coordinadores a los usuarios de conformidad con los Reglamentos internos de cada área;
8. Designar a los curadores;
9. Atender las solicitudes de información relativos a los archivos y acervos del Instituto, así como proporcionar los puntos de vista que le requieran las autoridades y cuerpos colegiados del Instituto, y
10. Conocer y revisar las necesidades de los archivos y bibliotecas que no estén previstas en este Reglamento.

SECCIÓN VI. DE LAS COLECCIONES Y CURADORES

Artículo 19°

Las propuestas de colección deberán ser presentadas ante el Comité por los coordinadores de los archivos, incluyendo las condiciones de organización, conservación, consulta y difusión, un cronograma, lineamientos y la designación del curador.

Artículo 20°

Cada curador será responsable de la organización y catalogación de la colección, de acuerdo con el cronograma presentado al Comité. Cuando dicho cronograma no se cumpla por motivos no justificados, y escuchando la opinión del coordinador, el Comité designará a un nuevo curador.

Artículo 21°

La curaduría y el acceso para usuarios internos al área de archivos y bibliotecas, podrán restringirse en términos de lo dispuesto por el artículo 40 del presente Reglamento.

SECCIÓN VII. DE LOS OBJETOS DIGITALES Y SU ACCESIBILIDAD

Artículo 22°

El Instituto promoverá una política de obtención de objetos digitales, así como de conversión de sus propios archivos analógicos, garantizando su administración, preservación y accesibilidad, bajo los lineamientos siguientes:

1. Garantizar que el personal académico cuente con los equipos y programas de cómputo necesarios para la ejecución de sus funciones sustantivas;
2. Instrumentar una política de actualización del equipo y programas para la obtención, administración, preservación y acceso de sus objetos digitales;
3.  Fomentar una infraestructura técnica y humana que genere un repositorio institucional digital, cuyo objetivo sea administrar, documentar y acceder a la información de los acervos del Instituto;
4. Promover procedimientos e implementar prácticas necesarias para la conservación, protección y recuperación de los objetos digitales a largo plazo apegado a normas internacionales;
5. Proporcionar y hacer accesibles las herramientas que permitan el respaldo sistemático de los acervos digitales de las áreas de apoyo, en cuando menos dos medios de almacenamiento a espejo, uno interno y otro externo, y
6. Las demás que establezca el Comité.

Artículo 23°

Las áreas de archivos y bibliotecas deberán establecer lineamientos para la creación de sus objetos digitales, a partir de estándares institucionales acordes a las necesidades y retos planteados por los avances de la tecnología, bajo los lineamientos siguientes: Cada objeto digital debe ser documentado para garantizar su recuperación, administración y conocimiento;

Cada área deberá conocer y documentar los derechos de autor y reproducción de cada uno de los objetos que forman sus acervos, y

Cada área será responsable de garantizar la transparencia de sus archivos digitales, cambiar el medio de almacenamiento y, en su caso, migrar el formato de los objetos digitales, sin que tales acciones excedan de un periodo de cuatro años.

Artículo 24°

El Instituto deberá promover, para los usuarios internos, el libre acceso en línea a todos los objetos digitales de sus acervos, con la debida observación de las consideraciones legales que cada colección tenga.